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成為專業(yè)的中港運輸品牌服務(wù)商

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深圳中港貨運代理訂艙操作

創(chuàng)建時間:2013-01-17 |瀏覽量:3747

當企業(yè)要給國外客戶貨運代理訂艙時,要了解租船訂艙需要的文件和證件等,以下是貨運代理訂艙操作及注意事項,希望對有需要的人有所幫助。

   一、配船指南
適用于所提供的各條航線服務(wù)以及拼箱服務(wù)。
二、訂艙對象及方式
以價格優(yōu)先,航線好為宗旨,選擇有優(yōu)勢的船東或貨代訂艙;訂艙方式:以書面訂艙;訂艙代理指定的托運單格式;非指定的訂艙格式
三、審核托運單訂艙注意事項
在收到經(jīng)運價中心審核過和訂艙單后,開始訂艙工作,注意審核訂艙單必須提供以下內(nèi)容:
1、預(yù)配船期
2、箱型,箱量
3、貨名或貨類
   4、重量,體積
5、起運港/卸貨港/目的港
6、付費條款
7、運輸條款以及特別注意事項的要求
8、經(jīng)過運價中心審核運費無誤后,向船東或貨代訂艙。
四、取得訂艙確認應(yīng)注意事項
通過不同的方式收到船東或貨代的訂艙確認單后,將S/O上相關(guān)船東或貨代的資料刪掉,在SO上注明客服/單證聯(lián)系人員的電話,傳真以及EMAIL地址,再將SO傳真給予客戶。若客戶要委托拖車裝箱跟報關(guān)的,先于提前1-2天安排落實好拖車計劃與報關(guān)事項。
五、FMS系統(tǒng)錄入以及核查各項費用
錄入的依據(jù)是以BOOKIN GREPORTD 右上運價中心人員注明的工作號,輸入工作號調(diào)出該票將相對應(yīng)的SO資料錄入。深圳中港物流委員會表示,必須先核對客戶名稱,在訂艙號處輸入SO號,船名航次,截關(guān)日,ETD船舶離港時間,裝港、卸港、目的港錄入代碼顯示完整的港口名稱,船公司,訂艙代理錄入公司代碼,按保存鍵即可。如有備注注明就在海運界面里點擊訂艙欄里的備注欄注明。點擊費用管理界面,與BOOKING REPORT上的費用相核對,做好相關(guān)記號,為后面的確認費用單做好前提工作。
六、跟蹤服務(wù)工作
客戶憑SO到碼頭打單處換取設(shè)備交接單到具體堆場提空箱裝柜,如客戶反饋打單處不予打單,則由客服向訂艙代理查明原因,通知客戶重新打單并向客戶解釋清楚。
客戶在碼頭提空柜或還重柜遇到問題的,向訂艙單位確認后,及時通知客戶。提柜后,由于貨物無法備齊,貨主要求推遲一個航次。已經(jīng)提柜后而推遲出口時間,應(yīng)根據(jù)船公司的船期用箱時間表,合理安排用箱時間若超過船公司提供的免費用箱期限,將依照有關(guān)規(guī)定征收集裝箱超期使用費。因貨主原因來不及按時進場,申請延遲進場。客戶需要向中港貨運公司提出書面申請LATECOME。在收到客戶申請后向訂艙代理申請LATECOME,待訂艙代理確認后方可通知客戶是否接受申請,如不予接受則向客戶說明理由。在旺季期間,每周的航線都必定爆艙,客服必須與船東或貨代代理緊密溝通,了解船期的變化,艙位的最新分配情況,及時向業(yè)務(wù)員提供最新消息,且向船東或貨代代理申請配船艙位,確保我司訂艙配船艙位。客服在船舶截關(guān)的前1天將訂艙資料交予單證。在單證補料給訂艙代理的同時向她催要DEBITNOTE,把對單時間與付款時間相互協(xié)調(diào)完成。收到訂艙代理的DEBITNOTE 與 FMS 系統(tǒng)上的費用管理界面核對,把應(yīng)付訂艙代理的部分款項核對準確無誤,蓋上顯示中港物流公司的發(fā)票抬頭和地址的章確認給訂艙代理。如訂艙代理的 DEBITNOTE 上的費用與FMS系統(tǒng)上的費用不符或者遺漏,要及時跟運價中心人員溝通,找出原因再確認。收到訂艙代理的發(fā)票,填寫付款申請,轉(zhuǎn)交商務(wù)中心去安排付款事宜。因客戶一核對完提單內(nèi)容,就馬上催要正本提單,所以客服要緊密跟蹤付款的事情。按公司規(guī)定,當天上午到的發(fā)票下午就可以安排付出去,下午到的發(fā)票第二天就可以付款。如當天下午沒銀行回單的,又是客戶著急要單的,找商務(wù)中心了解清楚,反饋給業(yè)務(wù)員。每個訂艙代理對領(lǐng)取提單的方式不同,按照訂艙代理的格式要求,填寫相關(guān)的寄單委托書,把上面的內(nèi)容列清楚。拿到正本提單,COPY留底并交給商務(wù)中心人員簽收。做電放放貨的,必須經(jīng)商務(wù)中心人員確認后方可做電放申請給訂艙代理。每個訂艙代理的電放格式單要求有所不同,因此按各家訂艙代理要求嚴格執(zhí)行。

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